459 woorden, 2 minuten leestijd.
Het komt vaker voor als je denkt! Een implementatie en een live-gang van een IT systeem is vaak een spannend moment, het kost geld en tijd om software in gebruik te gaan nemen. Zelfs als het een pakket in de Cloud is. Sla je de plank mis, dan is alle moeite voor niets geweest of loopt je interne process spaak.
Natuurlijk slaat dan de twijfel wel eens toe, in veel gevallen zie je dat er aan het einde van de test-fase twijfel ontstaat. Hebben we alle scenario’s goed doorgetest? En zijn we er echt helemaal klaar voor? Zijn vaak vragen die je hoort.
Ook in de deel-fasen van een implementatie loopt een implementatie wel eens vertraging op, doordat bijvoorbeeld bij de keuze van een systeem bepaald moet worden of het inderdaad alle bedrijfsprocessen zal ondersteunen of als er een stuk maatwerk beschreven moet worden. Vragen die in dat geval op komen zijn: hebben we het hele proces in kaart gebracht, zijn alle scenario’s goed beschreven? etc.
In deze blog daarom een aantal tips om het water niet minder koud te laten worden, maar wel om anders tegen het koude water aan te kijken 🙂
Tip 1: Breng alle belangrijke (deel) bedrijfsprocessen in kaart, op die manier heb je een overzicht welke processen door software ingevuld moet worden.
Tip 2: Bij de selectie van een software pakket kun je een fit/ gap lijst maken. In zo’n lijst bepaal je de belangijkste functionaliteiten die je door de software ingevuld wilt zien. Als de software erin voorziet, is het een fit en anders dus een gap.
Tip 3: Als op basis van de fit/ gap lijst er veel gaps uitkomen, maar je toch voor de software wilt gaan kun je use cases maken om te bepalen welke handelingen handmatig zijn en welke handelingen geautomatiseerd moeten worden.
Tip 4: Voordat je aan maatwerk gaat beginnen, kijk eerst is rond of aanvullende software of apps ingezet kunnen worden die eventueel via een interface met de nieuwe software kunnen koppelen. Op die manier voorkom je maatwerk.
Tip 5: Maak test scenario’s ! Ook voor de standaard functionaliteit is het verstandig om test scenario’s te hebben en ook als je in de Cloud werkt of juist dan. Vaak update de software periodiek en een test scenario helpt je om met goede data je belangrijkste processen te dubbel checken voordat je het gaat gebruiken.
Tip 6: Maak een stappenplan voor Live, wie/ wat en wanneer is nodig om de software in gebruik te gaan nemen. Om een handje te helpen hebben we een handige checklist gemaakt voor de livegang (deze is met name bedoeld voor e-commerce).
Meer tips nodig? Lees dan ook het e-book “Strategisch e-commerce management”: Bestel het e-book via bol.com, Kobo, Kobo Plus of Brave New Books
