Een interface is een verbinding tussen het ene systeem en het ander systeem waarmee data wordt uitgewisseld. Vaak gebruiken de verschillende systemen zoals een webshop en een ERP systeem verschillende programmeertalen en verschillende database velden en waarden. Bijvoorbeeld een verkoopeenheid DOOS, kan in het ene systeem onder unit of measure Doosje staan een de andere eenheid Doos 12.
Wat is het voordeel van een koppeling?
Je vraagt je misschien af waarom je deze data zou willen synchroniseren tussen systemen? Het biedt veel voordelen om systemen aan elkaar te koppelen. Het voorkomt dubbele invoer, zeker in de huidige tijd waar personeelstekorten aan de orde van de dag zijn is dat al een goede reden. Het voorkomt ook het maken van menselijke fouten bij invoer. Daarnaast is de data consistent, dat wil zeggen dat als men in de webshop een Doosje met 12 stuks besteld, dit door het hele systeem ook zichtbaar is, van orderbevestiging per mail tot en met de pakbon en factuur. Dit voorkomt vragen per mail, telefoon etc.
Is een koppeling tussen systemen snel gemaakt?
Dat hangt er vanaf…De onderlinge verschillen zorgen ervoor dat systemen vaak niet automatisch met elkaar kunnen koppelen. Zelfs als je alleen informatie uit ERP naar de webshop wilt sturen en geen data terug wil ontvangen is het toch nodig om in beide systemen code te hebben die “snapt” welke data binnen komt, wat er verstuurd moet worden en hoe. Dat “snappen” kan op verschillende manieren.
Hoe maak je een koppeling?
Er zijn veel manieren om data uit te wisselen, het meest eenvoudigste is om in een Excel/ CSV of XML bestand data weg te schrijven en deze in het andere systeem bijvoorbeeld via FTP op te pakken. Om velden goed te interpreteren is het van belang om een mapping van velden te maken. Welke velden mogen gestuurd worden en te bepalen wat de benaming is in beide systemen.
Sommige systemen hebben een API (application programming interface) mogelijkheid , een voor gedefinieerde interface waarbij al vooraf bepaald is welke velden gestuurd mogen worden door een ander systeem, in welke programmeer taal en welke specificaties van toepassing zijn. Het nadeel hiervan is dat er nog steeds een mapping plaats moet vinden om aan te sluiten op de API vanuit een willekeurig systeem. Het voordeel is wel dat je zelf kunt bepalen welke velden gestuurd worden, is er bijvoorbeeld sprake van een geavanceerde maatwerk prijsberekening, dan kan je middels de API bepalen welke output gestuurd mag worden.
Een API is wat anders als een APP, veel Cloud software pakketten hebben een mogelijkheid om software te koppelen door middel van een APP te installeren van de partij waarmee je wilt koppelen. In beide systemen is dan nog steeds een APP waar je een sleutel invoert nodig om verbinding mee te maken, maar in dit geval is de mapping van de velden al bepaald. Een nadeel is wel dat een APP een black-box is, als er een veld ontbreekt of je gebruikt een andere APP waarvan de data ook gestuurd moet worden, is dit vaak niet via inrichting in de APP toe te voegen. Een voordeel is dat bij updates de koppeling stabiel is en in stand blijft.
Heb je vragen over het koppelen van systemen?
Maak dan is een vrijblijvende afspraak om te bespreken wat de opties zijn.