Een veel gehoorde klacht over IT projecten is dat het implementeren van nieuwe software vaak lang duurt, veel geld kost en eigenlijk altijd ook veel meer als oorspronkelijk begroot. Doordat een implementatie lang duurt, veranderen inzichten, processen zich en voor je het weet sluit het nieuwe systeem niet eens aan op de huidige situatie nog voordat het live is en zijn de gebruikers niet blij met de nieuwe software.
Er zijn een paar tips en trics die je toe kunt passen in een IT project, om de kans van slagen te vergroten:
- Bepaal de doelen! Ik kan het niet vaak genoeg zeggen. Start niet met het opstellen wat de huidige situatie is, want vaak is dat verouderd. Zeker in de huidige tijd waar de veranderingen zich in een rap tempo opvolgen. Kijk daarom vooral naar de doelen die je in de toekomst wil bereiken.
- Software is kennis? Yes, software is opgebouwde kennis van ontwikkelingen die in het verleden zijn gedaan o.b.v. vragen/ problemen die bedrijven geconstateerd hebben. Maak gebruik van die kennis, door te gaan werken met de standaard. Het wiel hoeft niet opnieuw uitgevonden te worden. Veel bedrijven denken unieke processen te hebben, maar dat valt mee met creativiteit kun je veel bereiken binnen de kaders van een systeem.
- GEEN maatwerk! Maatwerk in de breedste zin van het woord, ook een interface bouwen met een ander systeem is maatwerk. Sta je op dit moment voor de keuze van een nieuw pakket, kijk dan vooral naar Saas oplossingen. Met oplossingen die in de Cloud draaien krijg je automatische updates, die ervoor zorgen dat je bij nieuwe ontwikkelingen in de branche snel kunt aanhaken op het gebied van IT. Vaak zijn er APP’s (extra functionaliteit) beschikbaar die ervoor zorgen dat je een aanvullende automatiseringsbehoefte in kunt vullen en zo toch binnen de standaard software kunt blijven. Dit maakt de organisatie schaalbaar.
- Kleine stappen Implementeer in kleine stappen, zorg dat de basis snel staat en live kan en faseer daarna de optimalisaties die je in het bedrijf door wilt voeren. Verandering van inzicht of veranderingen in de markt kunnen op die manier sneller opgelost worden.
- Proof of Concept: Maak een gewenste uitkomst visueel in een proof of concept, zodat het niet pas in de test fase duidelijk wordt wat je gaat krijgen. Daarom is het belangrijk om in kleine stappen te werken en eerst een basis neer te zetten. Betrek daarbij alle gebruikers (niet alleen de key-users) om de acceptatie van een systeem te vergroten.
- Quick wins eerst: Neem als voorbeeld de 1% verbeteren per dag regel! Als je een jaar lang elke dag 1 procent beter kunt worden, zul je uiteindelijk zevenendertig keer beter zijn tegen de tijd dat je klaar bent. In de IT is in 1 dag iets optimaliseren, redelijk vooruitstrevend, maar dit principe kan je helpen om te denken in kleine stappen.
Hulp nodig bij het beheersbaar houden van IT projecten?
Neem contact op via e-mail of maak een online afspraak om kennis te maken!